Office 365, 2013 of LibreOffice

Wat is uw kantoorautomatiseringsoplossing voor het kleinbedrijf?

Gaat u de cloud in met uw office pakketten en wat zijn nu praktisch de voor en nadelen. Dit voorbeeld werkt opties uit voor een bedrijf dat een Office applicatie wil en graag mail en agenda wil delen.

Microsoft Office 365 biedt Word, Excel, Powerpoint, Publisher en Onenote. Als u wilt lokaal geïnstalleerd op uw eigen PC.
Maar het biedt meer. Ook online documentopslag hoort erbij en een eigen mailservice in de cloud. Met dat laatste kunt u agenda's delen en elkaar toegang geven tot elkaars mailboxen, net als dat kan bij een eigen mailserver.

Ook kunt u kiezen voor een Office pakket alleen lokaal geïnstalleerd. Dan heeft u de keuze tussen Open Source of Closed source oplossingen. Office 2013 is van Microsoft en kost het nodige aan licenties. LibreOffice of Apache OpenOffice zijn de (gratis) alternatieven en werken uitstekend.

Als lokale mailserver zou u Microsoft Exchange kunnen overwegen maar dat brengt hoge licentie kosten met zich mee. Ook zou u de open source alternatieven zarafa (of zimbra) kunnen overwegen. Die zijn een stuk goedkoper.

Voor een klein bedrijf met in het voorbeeld 5 PC's en 5 kantoormedewerkers zijn die opties en de bijbehorende kosten hieronder eens op een rijtje gezet.

Optie 1: De Cloud oplossing: Office 365
Als je op maximaal 5 PC’s of tablet Office wil installeren dan betaal je € 9,60 per maand (ex BTW, betalen per jaar) aan Microsoft. Daarbij krijg je dan de mogelijkheid om Office lokaal op die PC's te installeren.
Daarnaast moet je voor de overige medewerkers mailboxen huren (je krijgt er één gratis bij). Je kunt dan een zgn Exchange abonnement nemen van € 3,10 per maand/gebruiker (ex BTW, betalen per jaar).
Daarbij krijg je de mogelijkheid om overal ter wereld bij je mailbox/agenda te kunnen.

Nieuwe versies van Office worden gratis beschikbaar gesteld.
Totale kosten € 226,80 per jaar (4 mailboxen).

Doe je normaal 5 jaar met een office pakket dan is in dit geval de vergelijkingsprijs 5 * 226,80 = € 1134,00

Optie 2: Office 2013
Een los Office 2013 pakket met outlook kost momenteel ca € 164,50 (ex BTW, eenmalig). Daarbij heb je nog geen mailserver die ook agenda's kent.
Een goede eigen mailserver is Zarafa waar je gewoon met Outlook bij kan (mail, agenda etc.: in het gebruik volledig vergelijkbaar met Microsoft Exchange). De Zarafa licentie kost € 80,00 per jaar (ex BTW, betalen per jaar) voor 5 gebruikers.
Voor 5 PC’s hebt je dan 5 stuks Office 2013 licenties nodig (eenmalig) en voor de vergelijking 5 jaar zarafa. Totale kosten voor 5 jaar (5 * 164,50 + 5 * 80) = € 1222,50.
Houd er wel rekening mee dat een mailserver beheerd en gebackupped moet worden. Bovendien draait deze op computer hardware en die kosten zijn allemaal nog niet meegenomen.

Optie 3: Geheel Open Source: LibreOffice en Zarafa
Een Open Source alternatief voor Office 2013 is LibreOffice. Het programma heeft alternatieven voor Word, Excel en Powerpoint die heel goed werken en het kost niets. Het werkt wel iets anders dan Microsoft Office, maar Office 2013/365 werkt ook iets anders dan Office 2003: Het went snel en na een paar weken weet je niet beter.
Als je vervolgens de zarafa mailserver installeert voor € 80,00 per jaar dan heb je alle functionaliteit en betaal je in 5 jaar € 400,00 (alleen voor zarafa).
Je kunt alle bestaande documenten met LibreOffice blijven bewerken. Alleen als er vanuit een bedrijfsprogramma (boekhouding oid) directe koppelingen zouden zijn met bijvoorbeeld Word (voor het aanmaken van facturen of offerte oid) dan kan het fout gaan. Het boekhoudpakket moet dan wel LibreOffice ondersteunen.
Ook hier geldt: beheer, backup en hardwarekosten voor de mailserver zijn nog niet in de prijs meegenomen.

Samenvattend 3 alternatieven voor 5 jaar:

1.       Office 365 met mail € 1134: verder vrijwel geen beheerkosten, gratis upgrades, elk volgende jaar kost weer € 226,80

2.       Office 2013 op de PC en eigen mailserver € 1222,50: geen upgrade naar Office 20xx, wel verantwoordelijk voor eigen mailserver, elk volgend jaar kost € 80,00.

3.       LibreOffice met eigen mail server € 400: beheer eigen mailserver, misschien problemen met koppeling naar bedrijfssoftware (kan uitgesloten worden), elk volgend jaar kost € 80,00.

Beheer, backup en hardware kosten
Vandaag aan de dag worden alle servers gevirtualiseerd. Ook in een kantooroplossing is dat de oplossing. Dat betekent dat een redelijk goedkope (fysieke) server ingezet kan worden voor meer dan één functie. Dus zowel de Windows 2012 Active directory server, de file- en printserver als de mailserver kunnen draaien op dezelfde fysieke computer. En met twee fysieke servers kun je dat allemaal ook nog redundant (dubbel) uitvoeren.

Zeg eens: een kleine bedrijfsserver met 16 GB geheugen en 2 TB aan opslag kost € 1550,00 en met 3 jaar onderhoudscontract komt daar nog eens € 390 bij. Dat moet geïnstalleerd worden en krijgt regelmatig software onderhoud (totaal 200 uur in 3 jaar?). Basiskosten per jaar per fysieke server: vanaf ca € 4000,00.

Heb je nu eigen bedrijfssoftware dan is het mogelijk noodzakelijk om dat allemaal in huis te houden. Kun je dat allemaal in de cloud doen dan bespaar je dus flink.

Advies:
De 3 opties zijn slechts voorbeelden. Veel meer variaties zijn denkbaar. Toch even een conclusie op basis van deze 2 opties:

Heb je de noodzaak serverhardware in huis te hebben en wil je de kosten voor office en mail proberen te minimaliseren dan is 3) de oplossing.
Bij de keuze tussen 1) en 2) zou ik toch voor 1 gaan: geen hardware en beheerlast.

Ook voor de installatie van Office 365 en het initieel opzetten daarvan kunt u bij WifiCity terecht. Wij helpen u graag!
Voor meer informatie : mail naar info@wificity.nl

 

 

Kwaliteit

WifiCity levert al 10 jaar kwaliteitsdiensten op gebied van systeem- en netwerkbeheer.
Wij onderscheiden ons door onafhankelijk advies vanuit onze brede ervaring die totaal al meer dan 25 jaar bedraagt. Microsoft, Apple, Linux, Unix en netwerken: wij kennen ze heel goed en helpen u er graag mee.

Met ICT vragen komt u vanzelf bij WifiCity.

Informatieaanvraag

Benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag dan vrijblijvend een gesprek aan. meer...

Nieuwsbrief

Onze gratis nieuwsbrief ontvangen? meer...

WifiCity

Adres:
Stationsweg 109,
2182 BB Hillegom

Telefoonnummer:
(06) 111 75 952

E-mail: info(at)wificity.nl